Šeši būdai dirbti greičiau MS Outlook

Organizacijos, didelės ir mažos, remiasi Word dokumentais, „Excel“ skaičiuoklėmis ir „PowerPoint“ pristatymais, kad gautų darbą. Kai kuriais būdais „Outlook“ yra prastas trijų aukšto profilio „Office“ programų pusbrolis. Tačiau tikrasis „Microsoft“ visur esantis „suite“ darbas yra nepaprastas el. Pašto / kontaktų vadybininkas / užduočių planuotojas.

Šie šeši „Outlook 2010“, „2007“ ir „2003“ patarimai leis jums mažiau laiko atkurti archyvuotus pranešimus, ištrinti atmintį apie priminimus, vilkite failus, kad juos atsiųstumėte kaip priedus, pridėkite terminų tikrinimo tikrintuvui, pašalinkite vietą užduočių juostoje ir pagerinkite paspaudimų išsaugojimo „Outlook“ sparčiųjų klavišų sąrašą.

Archyvuokite aplanko pranešimus pagal tvarkaraštį

Daugeliui žmonių nereikia archyvuoti savo „Outlook“ el. Laiškų, vietoj to ištrinti senus pranešimus arba tiesiog leisti jiems kauptis. Tačiau dauguma organizacijų uždengia atskirų „Outlook“ paskyrų dydį, todėl IT žmonės gali gauti pranešimą, kad archyvuotų kai kuriuos senus el. Laiškus.

Archyvavimas gali užkirsti kelią aplankų ištempimui, tačiau archyvuotų pranešimų paieška užtrunka ilgiau nei iš naujo atverti nearchyvuotus. Jums gali prireikti lengviau pasiekti pranešimus, kurie yra senesni nei numatytasis 6 mėnesių automatinio archyvo amžiaus nustatymas. Tai lengva uždelsti visą „Outlook“ archyvavimą arba programos archyvavimą konkrečius aplankus ir pranešimus.

(Atkreipkite dėmesį, kad „Outlook 2010“ išvalymo funkcija automatiškai pašalina tai, ką ji identifikuoja kaip nereikalingus pranešimus pasirinktuose aplankuose.

Jei norite įgalinti automatinį archyvavimą tam tikrame aplanke, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką ir pasirinkite Ypatybės> AutoArchive. Pagal nutylėjimą archyvas veikia kas 14 dienų ir taikomas pranešimams, senesniems nei šeši mėnesiai. Jei norite pakeisti numatytuosius nustatymus, pasirinkite mygtuką Numatytasis archyvo nustatymai, kad atidarytumėte dialogo langą AutoArchive. Čia galite keisti archyvavimo dažnumą, laiko trukmė pranešimai neišdėstyti ir jūsų archyvo .pst failo vieta.

Jei norite tinkinti vieno aplanko archyvo nustatymus, spustelėkite jį dešiniuoju pelės klavišu, pasirinkite Ypatybės> AutoArchive, pasirinkite „Archyvuoti šį aplanką naudodami šiuos nustatymus“ ir atlikite pasirinkimus. Jei norite neleisti, kad atskiras pranešimas būtų archyvuojamas, atidarykite jį ir spustelėkite Failas> Informacija> Ypatybės „Outlook 2010“ ir „2007“ arba „Outlook“ 2003 „Failas“ ypatybės. Pažymėkite „Nenustatykite šio elemento automatiškai“.

Padarykite priminimus informatyvesnius

„Outlook“ leidžia priskirti tam tikras žinutes prie spalvų kodo kategorijos arba pažymėti jas vėliava. Net su šiais vaizdiniais patarimais jums gali prireikti šiek tiek padėti prisiminti pranešimo reikšmę. Jei norite atidaryti pranešimą šalia įrašo, kuris pasirodo šalia vėliavos, pasirinkite Sekantis> Pasirinktinis ir įveskite žodį ar paaiškinimą.

Jei norite pridėti priminimą, kuris taip pat bus rodomas jūsų užduotyse ir kalendoriuje, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite pranešimą ir pasirinkite Toliau> Pridėti priminimą. Lauke „Pažymėti“ pridėkite tolesnių veiksmų aprašymą. Šis tekstas bus rodomas pranešimo viršuje kartu su kita informacija apie priminimą.

Greitas būdas siųsti failo priedą

Tipiškas būdas pridėti failą prie el. Laiško yra atidaryti naują pranešimą, pasirinkti gnybtų piktogramą ir pereiti prie failo, esančio aplanko lange. Jei esate „Windows Explorer“ arba bet kurio aplanko lange, galite dešiniuoju pelės klavišu spustelėti failą ir pasirinkti Siųsti į> Pašto gavėjas, kuris atidaro naują pranešimą numatytame el. Pašto programoje.

Gali būti, kad galėsite sutaupyti dar daugiau laiko, vilkdami failą tiesiai į „Outlook“ pašto dėžutę, kuri taip pat atveria naują pranešimą su failo prijungimu automatiškai.

Tinkinkite „Outlook“ rašybos tikrintuvą

Rašybos klaidos yra tiesiog neprofesionalios, todėl „Outlook“ rašybos tikrinimo funkcija daugeliui žmonių yra būtina. Nėra rašybos tikrinimo žodyno, kuriame būtų visi žodžiai, kuriuos galite naudoti reguliariai savo atitikmenyse. „Outlook“ rašybos tikrintuvą galite padaryti tikslesnį pridedant dažnai naudojamus vardus ir terminus. „Outlook 2010“ ir 2007 m. Pasirinkite „File“> „Options“> „Mail“> „Spelling and Autocorrect“> „Custom Dictionaries“> „Edit Word List“. Vieną kartą pridėkite naujas sąlygas ir spustelėkite Gerai du kartus.

Programoje „Outlook 2003“ spustelėkite Įrankiai> Parinktys> Rašyba ir „Redaguoti pasirinktinį žodyną“ mygtuką „Redaguoti“. Spustelėkite įspėjimą, jei reikia, pridėkite naujus terminus į Custom.dic failą, spustelėkite File> Save ir tada File> Exit. (Gerai, šis patarimas gali ne jums sutaupyti daug laiko, bet jis gali jums padėti.)

„Microsoft“ teikia daugiau informacijos apie „Outlook“ ir kitų „Office 2010“ programų „Custom“ žodynus „Office“ palaikymo svetainėje.

Sumažinkite „Outlook“ į pranešimų sritį

Vidutiniškai per savo darbo dieną jūsų užduočių juosta gali būti gana perkrauta su minimaliomis programomis, net jei pasirinksite galimybę grupuoti kelis atidarytus langus pagal programą. (Jei norite nustatyti šią parinktį, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite užduočių juostą, pasirinkite Ypatybės> Užduočių juosta ir išskleidžiamajame meniu šalia „Užduočių juostos mygtukų“ pasirinkite „Visada derinti, slėpti etiketes“).

„Outlook“ galite išimti iš užduočių juostos mišinio, įdėdami minimalizuotą piktogramą tik pranešimo srityje. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite piktogramą „Outlook“, esančią pranešimų srityje, ir pasirinkite Slėpti, kai jis sumažintas. „Outlook“ nuo šiol sumažins tik pranešimo sritį, o ne užduočių juostą.

Greitai pereikite prie kitos „Office“ programos

Jei turite vieną „Office“ programą, galite tikėtis, kad turėsite atlikti tam tikrą darbą kitoje. Galite atidaryti naują „Word“ dokumentą, „Excel“ skaičiuoklę, „PowerPoint“ pristatymą ar kitą failo tipą iš „Outlook“, paspaudę Ctrl + Shift + H. Šis spartusis klavišas atidaro dialogo langą Naujas „Microsoft Office“ dokumentas. Tiesiog pasirinkite norimą failo tipą ir spustelėkite Gerai.

„Microsoft Office“ svetainėje yra dešimtys „Outlook 2010“, „Outlook 2007“ ir „Outlook 2003“ sparčiųjų klavišų nuorodų. Čia pateikiami el. Pašto nuorodos:

Perjungti į gautuosius: Ctrl + Shift + I

Perjungti į „Outbox“: „Ctrl“ + „Shift“ + O

Pasirinkite paskyrą, kurią norite siųsti iš: Ctrl + Tab (sutelkti dėmesį į liniją), tada spustelėkite mygtuką Paskyros

Siųsti: Alt + S

Atsakyti į pranešimą: Ctrl + R

Atsakyti visus į pranešimą: Ctrl + Shift + R

Pažymėkite pranešimą kaip ne šiukšlių: Ctrl + Alt + J

Ekrane užblokuotas išorinis turinys (pranešime): Ctrl + Shift + I

Skelbimas į aplanką: Ctrl + Shift + S

Patikrinkite, ar nėra naujų laiškų: Ctrl + M arba F9

Eikite į kitą pranešimą: rodyklė aukštyn

Eikite į ankstesnį pranešimą: žemyn