El. Paštas yra didžiausias biuro našumo stiprintuvas nuo telefono išradimo. El. Paštas yra didžiausias darbo laiko švaistymas nuo kavos virimo aparato išradimo.

Pastaruoju metu buvau pasviręs link pastarojo pasiūlymo. Apskaičiuojau, kad tik vienas iš penkių pranešimų, kurie persiunčiami į „Gmail“ šlamšto filtrą į mano pašto dėžutę, yra verta laiko, kurį reikia atidaryti ir skaityti.

Susijusios istorijos

• Sujunkite „Gmail“ ir „iPhone“ kontaktus li>
• Sinchronizuokite kontaktus ir kalendorius tarp „Outlook“, „Gmail“ ir „iPhone“
• Sujunkite „Outlook“ ir „Gmail“ kontaktus
• Išsaugokite „Outlook“ el. Laišką į standųjį diską
• Pašalinkite priedus iš „Outlook“ el. Laiško

Tai neapima šlamšto. „Gmail“ automatiškai identifikuoja ir blokuoja, kuris pastaraisiais metais sumažėjo nuo daugiau nei 90 procentų visų išsiųstų pranešimų iki šiek tiek daugiau nei 70 procentų.

Tai vis dar yra daug šiukšlių, užsikimšiančių Net-o-sferą ir be reikalo prailginant mūsų darbo dienas. Štai kaip praleisti daugiau laiko bendravimui ir mažiau laiko imtynių su jūsų el. Pašto paskyra.

Paprasti balso ir el. Pašto transkripcijos per „Google Voice“

Dviejų akivaizdžiausių elektroninio pašto alternatyvų yra senas, patikimas telefonas ir ne toks senas, patikimas tiesioginis pranešimas. Telefono skambučiai ir MP nesuteikia pusiau nuolatinio įrašo, kurį siūlo el. Laiškų siūlai, nors dauguma pirmaujančių pokalbių paslaugų ir MP kaupėjų, pvz., Nemokamas atviro kodo „Adium“ pokalbių klientas, leidžia jums palaikyti pokalbių žurnalą.

„Facebook“ pranešimai ir „Google“ pokalbiai leidžia peržiūrėti (ir ištrinti) žinučių istoriją. „Twitter“ tiesioginis pranešimas šiuo metu išsaugo paskutinius 100 pranešimų, išsiųstų ir gautų per tą paslaugą, pagal „Twitter“ pagalbos centrą.

„Nuance“ drakono diktavimo programa „iPhone“, „iPad“ ir „iPod Touch“ leidžia įrašyti balso pranešimą ir konvertuoti jį į tekstą, kurį galite siųsti el. Paštu. (Panašūs produktai yra prieinami „Android“ ir „BlackBerry“ telefonams.)

Konvertuodami iš bet kurio telefono galite atlikti tą patį balso ir el. Pašto pokalbį skambindami „Google Voice“ numeriu. Paslauga automatiškai perrašo jūsų balso žinutę ir leidžia jums el. Po to, kai paliekate pranešimą sau, atidarykite „Google Voice“ paskyrą, pranešimo apačioje spustelėkite Daugiau ir pasirinkite El.

Pagal numatytuosius nustatymus el. Laišku bus įrašytas pranešimas apie įrašymą ir transkripciją, taip pat nuoroda į pradinį balso įrašą. Jei norite išsiųsti tik transkripciją, įveskite gavėjo el. Pašto adresą, pašalinkite langą „Pridėti-a-link“, esančią siuntimo lango apačioje, ir pasirinkite ir ištrinkite išsaugotą pranešimą.

„Google Voice“ transkripcijos variklio kokybė yra nepasiekiama, tačiau dauguma jų yra bent jau suprantamos (jei kartais yra humoro). Nors nebūtinai norite siųsti tokį transkripciją potencialiems klientams ar darbdaviams, balso į tekstą konversija tinka daugumai kasdienių ryšių.

Trumpųjų pranešimų paslaugos nėra verta pastangų

Kuo ilgiau el. Laiškas, tuo mažiau tikėtina, kad gavėjas jį perskaitys. „Shortmail“ paslauga apriboja pranešimus iki 500 simbolių, tai yra daugiau nei tris kartus „Twitter“ ilgio limitas, tačiau vis dar gana menkas, ypač tokiems „e-mail“ adresatams, kaip ir jūsų.

Mano jautiena su šia paslauga nėra žinutės ilgio riba, bet reikalavimas, kad naudojote dar kitą el. Pašto adresą, tai yra „shortmail.com“ URL. Galite naudoti savo „Twitter“ naudotojo vardą ir prisijungti prie paslaugos „Twitter“ kredencialų, kurie automatiškai importuoja „Twitter“ kontaktus. Taip pat galite importuoti kontaktus iš kitų interneto paslaugų.

Paslaugų rinkinys, pavadintas two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es ir five.sentenc.es, yra subtilus požiūris, skatinantis el. Pašto trumpumą. Svetainės paprašo jūsų savanoriškai apriboti savo žinutes iki šio sakinių skaičiaus ir įklijuoti nuorodą į svetaines, kad paaiškintumėte sakinio ribą ir paprašytumėte, kad jūsų gavėjai priimtų ilgio ribą.

Aš linkęs leisti el. Pašto rašytojams eiti tol, kol jie nori žinoti, kad skaitysiu tiek savo žinutės, kiek man atrodo naudinga ar įdomi, ir praleisti likusią dalį. Taip pat žmonės, kuriems aš siunčiu elektroninį paštą, gali laisvai ignoruoti kai kuriuos ar visus mano pranešimus. Tai ne taip, kaip mes mokame žodžiu (bent jau ne).

Atskirkite savo organizacijos vidinius pranešimus

Kaip jau minėjau, „Facebook“, „Twitter“ ir kiti populiarūs socialiniai tinklai leidžia siųsti pranešimus atskiriems draugams ir pasekėjams. Pagrindinis socialinių tinklų pranešimų pranašumas yra patogumas susisiekti su kuo nors, nereikia prisijungti prie kitos paslaugos, arba, jei jau esate prisijungęs, pereiti tarp naršyklės langų. Pagrindinis trūkumas yra jūsų pranešimų saugojimas keliose skirtingose ​​vietose.

Tačiau tai nėra tokia didelė problema žmonėms organizacijos viduje. Draugas, kuris pastaruoju metu dirba populiarioje interneto restoranų rezervavimo paslaugoje, pribloškė, kad jo įmonės el. Pašto abonemento pašto dėžutė yra beveik tuščia. Taip yra todėl, kad paslauga neseniai persijungė į „įmonės socialinį tinklą“ visoms savo vidinėms komunikacijoms.

Du iš populiariausių tokių paslaugų yra „Yammer“ ir „Salesforce.com“ pokalbiai. Abi tarnybos naudojasi organizacijos URL ir yra nemokamos ir mokamos. Abu jie taip pat žada peržengti paprastus pranešimus, kad būtų lengviau įsisavinti jūsų įmonės kolektyvinę intelektinę galią.

Kaip ir bet kuriai naujai teikiamai paslaugai, kuri žada padidinti jūsų grupės produktyvumą, raktas yra tai, kad žmonės jį naudoja. Daugeliui darbuotojų bus verta pabandyti viską, kas sumažins laiko, kurį jie praleidžia išvalydami savo pašto dėžutę, kiekį.

Atrodo, kad diena neprasideda be naujo būdo pasiekti žmones - atskirai ar grupėse -, taip pat dalintis failais, koordinuoti projektus ir skelbti dienoraščius, be kita ko. Nieko dar nepadarė, kad visa tai e. Paštu. Kažkada e. Laiškas bus užpildytas, bet dar ne. Iki tol mes ieškosime būdų, kaip užtikrinti, kad technologija veiktų mums, o ne prieš mus.