Nedaug resursų jūsų kompiuteryje yra vertingesni nei jūsų kontaktų sąrašas. Deja, kontaktai taip pat yra vienas sunkiausių išlaikytinų lėšų.

Neseniai skaitytojas, pavadintas „Alan“, iškėlė šį klausimą:

Aš ir mano du partneriai naudojame „Microsoft Outlook“ pardavimų kontaktams. Šiuo metu mes tvarkome tris atskiras kontaktų duomenų bazes. Mes norėtume sujungti mūsų duomenų bazes į vieną, kurią visi trys gali pasiekti, modifikuoti ir atnaujinti. Ar yra procesas / programinė įranga, kurią galite rekomenduoti tai atlikti?

Jei nenorite laikytis rankinio požiūrio, „Outlook“ leidžia eksportuoti savo kontaktus kaip PST failą, kurį kolegos gali importuoti į „Outlook“ paskyras. Kiekvienas vartotojas vis dar turi savo atskirą kontaktų sąrašą, kurį kiti vartotojai gali pasiekti iš savo „Outlook“ profilio, todėl nėra jokio tikro sinchronizavimo.

Žinoma, pakeitimai, kuriuos kiekvienas asmuo padarys savo kontaktų sąraše, nebus akivaizdūs kitiems naudotojams, kol PST failas nebus eksportuotas iš naujo su atnaujinta informacija ir po to iš naujo importuos visi kiti naudotojai. Automatiškai sinchronizuojant vieną kontaktų sąrašą tarp kelių „Outlook“ naudotojų (be žinoma „Exchange“ serverio) reikia tokios programos kaip „4Team“ $ 35 ShareO, kuri yra prieinama ribotos funkcijos 14 dienų nemokamoje bandomojoje versijoje.

ShareO leidžia bendrinti ir sinchronizuoti bet kurį „Outlook“ aplanką nenaudojant „Exchange“ serverio. Programa veikia su visomis „Outlook“ versijomis nuo 2000 iki 2010 m., Tačiau veikia tik „Windows“ kompiuteriuose. Bendrovė taip pat siūlo $ 25 ShareContacts programą, kuri sinchronizuoja tik „Outlook“ kontaktus. Aš išbandžiau daugiau „ShareO“.

Eksporto / importo požiūris į „Outlook“ kontaktų bendrinimą

Trys mano namų biuro kompiuteriai turi tris skirtingas „Outlook“ versijas. Darbinio kompiuterio kompiuteris naudoja „Outlook 2003“ ir turi 414 kontaktus, atsarginė sistema naudoja „Outlook 2007“ ir turi tik 42 įrašus savo kontaktų sąraše, o bandomasis kompiuteris turi numatytąjį „Outlook 2010“ diegimą su nuliniu kontaktu.

Prireikė tik kelių minučių eksportuoti kontaktus į „Outlook“ PST failą ir importuoti failą į atsarginius ir bandomuosius kompiuterius. Jei norite eksportuoti kontaktus iš „Outlook 2003“ ir „2007“, spustelėkite Failas> Importuoti ir eksportuoti. „Outlook 2010“ spustelėkite Failas> Atidaryti> Importuoti. Visose trijose versijose „Importuoti ir eksportuoti“ vedlyje pasirinkite „Eksportuoti į failą“, tada spustelėkite Toliau.

Skiltyje „Sukurti failo tipą“ pasirinkite asmeninį aplanko failą (.pst) arba „Outlook“ duomenų failą (.pst), priklausomai nuo „Outlook“ versijos, ir spustelėkite Pirmyn. Pasirinkite „Adresų aplanką“, esantį „Pasirinkite aplanką, kurį norite eksportuoti“, jei reikia, pažymėkite arba panaikinkite „Įtraukti poaplankius“ ir vėl pasirinkite „Kitas“.

Suteikite failui unikalų pavadinimą, spustelėkite mygtuką Naršyti ir pasirinkite vietą, kurioje norite išsaugoti eksportuojamų kontaktų failą (arba priimti numatytąją vietą „Outlook“ pasirenka jums). Pagal numatytuosius nustatymus pasirinkta galimybė pakeisti dublikatus su eksportuojamais elementais. Galite pasirinkti leisti dublikatus arba pašalinti eksportuojamo failo dublikatus. Galiausiai spustelėkite Baigti.

Norėdami importuoti kontaktus į kitą „Outlook“ paskyrą, prisijunkite prie paskyros ir pasirinkite File> Import and Export (Outlook 2003 ir 2007) arba File> Open> Import (Outlook 2010). Pasirinkite „Importuoti iš kitos programos ar failo“ skiltyje Pasirinkti veiksmą ir spustelėkite Pirmyn. Priklausomai nuo jūsų „Outlook“ versijos, spustelėkite asmeninį aplanko failą (.pst) arba „Outlook“ duomenų failą (.pst) ir spustelėkite Pirmyn.

Lange „Failas importuoti“ spustelėkite Naršyti ir pereikite prie PST failo, kurį eksportavote ankstesniame etape. Pasirinkite katalogą Adresinė, jei reikia, pažymėkite „Įtraukti poaplankius“, pasirinkite „Importuoti elementus į dabartinį aplanką“ ir spustelėkite Baigti.

„Outlook“ papildinys sinchronizuoja bendrinamų kontaktų sąrašus

Rankinis importavimo-eksporto procesas kontaktams (ir kitiems „Outlook“ duomenų aplankams) yra pakankamas vienam vartotojui, kuris tiesiog nori pasiekti tą patį kontaktų sąrašą keliuose „Outlook“ profiliuose, tačiau jis neatitiks dviejų ar daugiau žmonių, kurie nori sujungti atskiras kontaktų duomenų bazes į vieną saugyklą nenaudojant „Exchange“ serverio.

„Outlook“ „ShareO“ papildinys žada sinchronizuoti kelis kontaktinius aplankus (ir kitus „Outlook“ aplankus) tarp vartotojų grupės. Bandau programą, bendrindamas aplanką su daugiau nei 400 įrašų tarp trijų „Outlook“ profilių, naudojant „Outlook 2003“, 2007 ir 2010 m. Programa taip pat leidžia bendrinti ir sinchronizuoti el. Laiškus, kalendorius, užduotis ir kitus „Outlook“ aplankus, tačiau ją išbandžiau tik su adresatais.

Atsisiųsdami ir įdėję priedą, pagrindiniame meniu „Outlook 2003“ ir „Outlook 2007“ ir „2010“ juostelėje jis įjungia „ShareO“ parinktį.

Jei norite eksportuoti savo kontaktus į kitą „Outlook“ profilį, pasirinkite katalogą „Contacts“ (arba kitą aplanką, kurį norite bendrinti) ir „ShareO“ meniu spustelėkite „Share“, kad atidarytumėte programos bendrinimo vedlį. Spustelėkite mygtuką „plius“ ir įveskite gavėjo vardą ir el. Pašto adresą, arba iš sąrašo pasirinkite asmens įrašą, jei bendrinate su jais anksčiau, ir spustelėkite Pirmyn.

Susijusios istorijos

• Pasaulis gali būti beprotiškas, bet „Mac“ programa „Outlook“ įstrigo žemėje
• Kaip sinchronizuoti „Outlook.com“ el. Paštą su „iOS“
• Perkelkite laišką į „Outlook.com“

Kitame ekrane patikrinkite elementus, kuriuos norite bendrinti, ir dar kartą spustelėkite Next. (Atkreipkite dėmesį, kad „ShareO“ filtrai, skirti apriboti bendrinamus elementus, neveikia bandomojoje versijoje.) Pasirinkite išplėstinio bendrinimo parinktį, jei norite pasiekti daugiau bendrinimo valdiklių. Pasiekę vedlį, spustelėkite Baigti, kad pradėtumėte eksportuoti aplanką.

Priklausomai nuo aplanko dydžio, informacijos pakavimas ir pristatymas gali užtrukti kelias minutes. Kai gavėjas (kuris taip pat turi įdiegti „ShareO“) gauna aplanką, jam nurodoma pasirinkti jį, arba jis gali atmesti aplanką. Programa identifikuoja dvigubus įrašus ir potencialius konfliktus pateikia atskiram aplankui.

Gavėjas taip pat įspėjamas apie dvigubų įrašų buvimą ir jam suteikiama galimybė peržiūrėti ir išspręsti konfliktus. Jei norite sinchronizuoti bendrai naudojamą aplanką, tiesiog spustelėkite „Sync“ mygtuką „ShareO“ meniu. ShareO leidžia jums sukurti bendrinamus aplankus, kuriuos gali peržiūrėti žmonės, neturintys „ShareO“ įdiegto. Netikrinau šios funkcijos.

Galite neleisti bendrinti privačių elementų ir kitaip pritaikyti informaciją, kurią bendrinate su kitais. Dalinantis kalendoriais galite nurodyti nemokamus ir užimamus laikus, nepateikdami informacijos, pvz., Tai yra dar viena programos, kurią nepavyko išbandyti, bruožas. Be to, priedas leidžia bendrinti failus ir aplankus viešais arba privačiais bendrai naudojamais aplankais, užšifruoti bendrinamus duomenis ir apriboti prieigą prie duomenų pagal vartotoją.

Atsitiktiniai „Outlook“ naudotojai gali nesugebėti pateisinti 35 JAV dolerių už kiekvieną asmeninį kompiuterį, kurį norite bendrinti, ir sinchronizuoti duomenis, bet „Alan“ ir jo kolegoms „ShareO“ gali būti nebrangi alternatyva įdiegti ir palaikyti „Exchange“ serverį tiesiog dalintis ir sinchronizuoti „Outlook“ aplankus.

Atkreipkite dėmesį, kad „4Team“ taip pat sukuria 60 $ „Sync2“ programą, kuri sinchronizuoja duomenis tarp „Outlook“ ir „Google“ kalendorių ir kontaktų.