Įmonė, kuriai dirbau, remiasi „Microsoft Word“ šablonais, kad sukurtų įvairius dokumentus - nuo vieno puslapio laiškų iki kelių šimtų puslapių. Šablonai leidžia užtikrinti, kad visi dokumentai, kuriuos siunčiame klientams ir partneriams, atrodo panašūs.

Vienas iš labiausiai naudojamų šablonų mūsų kolekcijoje yra daugiašalis laiškas, rodantis datą pirmojo puslapio viršuje, tiesiog po įmonės logotipu, taip pat vėlesnių puslapių antraštėje. Deja, raidės paprastai sudaromos prieš kelias dienas, kol siunčiamos, o siuntimo data dažnai keičiasi. Be to, laiškai kartais siunčiami ne oficialią „išsiųstą“ datą. Štai kodėl negalime pridėti lauko prie raidžių, kuriose rodoma dabartinė data.

Nors autoriai dažniausiai prisimena, kad laiško pirmojo puslapio data keičiama, jie beveik visada pamiršo tą patį datą pakeisti sekančių puslapių antraštėje. Sprendimas buvo pridėti teksto formos lauką prie pirmojo laiško, kurį autoriai įveda laiško siuntimo datą, puslapio, o po to įterpti kryžminę nuorodą į teksto lauką vėlesnių puslapių antraštėje.

„Word“ formos laukai leidžia lengvai pakartoti tekstą

Paprastai vieną kartą įvesti tekstą yra lengviau, ir ją pakartoti kitose „Word 2003“ dokumentuose, nei tai daryti tą patį „Word 2007“ ir 2010 metais. Taip yra todėl, kad „Microsoft“ apsunkino prieigą prie teksto formos lauko mygtuko naujesnėse versijose Word. Viskas tik ergonomikos vardu.

Programoje „Word 2003“ atidarykite šabloną, kurį norite pridėti pakartotinį tekstą. Įsitikinkite, kad „Forms“ įrankių juosta matoma spustelėję View> Toolbars> Forms. Po to žymeklį kur norite, kad būtų rodomas pakartojamas tekstas, ir formų įrankių juostoje pasirinkite teksto formos lauko mygtuką. (Tai yra mygtukas "ab" kairėje įrankių juostos pusėje.)

Pasirodo pilkas langelis su penkiais mažais apskritimais. Spustelėkite laukelį, jei norite pridėti trumpą, aprašomąjį tekstą, pvz., „Įvesti siuntimo datą“. Dukart spustelėkite langelį, kad atidarytumėte teksto formos lauko parinkčių dialogo langą. Žmonės, naudojantys šabloną, įveda tekstą, kurį jie nori pakartoti lauke „Numatytasis tekstas“. Šiuo metu palikite tą lauką tuščią, tačiau dialogo lango apačioje kairėje pusėje esančiame laukelyje „Žymos“ įveskite trumpą aprašomąją teksto eilutę (neleidžiama naudoti tarpų ar skyrybos ženklų). Baigę spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogą ir grįžtumėte į šabloną.

Jei norite, kad tekstas, kurį autoriai įvestų teksto formos lauke, būtų rodomas kitur dokumente, pridėkite kryžminę nuorodą į lauką, kur norite, kad pakartotinis tekstas būtų rodomas. Kaip jau minėjau, kompanija, kuriai dirbau, turi datą, kurią autoriai įveda į pirmąjį puslapį, kad būtų rodomi antrojo ir visų toliau pateiktų dokumento puslapių antraštėje.

Pirmas žingsnis pridedant tokią kryžminę nuorodą yra sukurti sekcijos pertrauką, kad antraštės informacija nebūtų rodoma pirmame dokumento puslapyje. Perkelkite žymeklį pirmojo puslapio pabaigoje, spustelėkite Įterpti> Pertrauka ir pasirinkite skirsnį „Pertraukos“. Dukart spustelėkite antrojo puslapio antraštę ir nuimkite žymę „Link to Previous“. Išnyks tas pats kaip ankstesnė žyma.

Toliau spustelėkite antraštę, kurioje norite, kad būtų rodomas pakartojamas tekstas, ir pasirinkite Įterpti> Nuoroda> Kryžminė nuoroda. Dialogo lange Kryžminė nuoroda išskleidžiamajame meniu Nuorodos tipas pasirinkite „Bookmark“ ir pasirinkite žymą, kurią ką tik sukūrėte iš žymių, esančių šalia lango apačios, sąrašo.

Kai jie naudoja šabloną dokumentui sukurti, bet kokie teksto autoriai, įvedami į pirmojo puslapio teksto lauką, bus rodomi antrojo ir vėlesnių puslapių antraštėje (arba bet kur, kur įterpsite kryžminę nuorodą). Autoriai tiesiog dukart spustelėkite teksto lauką, kad atidarytų dialogo langą „Teksto formos lauko parinktys“, lauke „Numatytasis tekstas“ įveskite tekstą, kurį norite pakartoti, ir spustelėkite Gerai.

Įrašius ir iš naujo atidarius dokumentą, šis tekstas bus rodomas teksto laukelyje ir visose pažymėtose vietose dokumente. Jei norite pamatyti, koks tekstas atrodo iš karto, naudokite parinktį Spausdinimo peržiūra, faktiškai nespausdami failo.

Teksto kartojimas automatiškai yra sudėtingesnis programoje „Word 2007“ ir „2010“

Aš visiškai tikėjausi, kad naujesnių „Word“ versijų tokių kryžminių nuorodų pridėjimas bus paprastesnis, tačiau tai reiškia, kad „Word 2007“ ir „2010“ programose reikia atlikti keletą papildomų veiksmų. Pirma, turite įsitikinti, kad kūrėjo juosta yra matoma; ji yra paslėpta pagal nutylėjimą. Jei norite ištrinti jį, spustelėkite Failas> Parinktys> Tinkinti juostelę ir patikrinkite Kūrėjas, esantį pagrindiniuose skirtukuose, esančiuose dešinėje Word parinkčių lango pusėje.

Kai „Developer Developer“ juosta yra įjungta, pasirinkite ją ir pasirinkite juostos „Controls“ skiltyje esantį mygtuką Legacy Tools. Pasirodžiusiame išskleidžiamajame lauke viršutinės eilutės kairėje pusėje pasirinkite piktogramą Teksto laukas. Nuo to momento žymių teksto lauko ir kryžminių nuorodų pridėjimo veiksmai yra beveik tokie pat, kaip aprašyta aukščiau „Word 2003“.

Atkreipkite dėmesį, kad teksto laukas ir kryžminės nuorodos „Word 2007“ ir „2010“ šablone atrodo kitokie nei „Word 2003“ šablone. Be to, galite sukurti skyrių pertrauką dviejose naujesnėse „Word“ versijose (kad pakartotinis tekstas nebūtų rodomas pirmojo dokumento puslapio antraštėje) spustelėję juostos „Page Layout“ juostelę, pasirinkdami „Breaks“ (pertraukos) ir pasirinkdami „Next Page“ (tolesnis puslapis) skyrių pertraukose.