Jei kada nors atsiuntėte asmeninį el. Laišką nenumatytai šaliai arba pamiršote įtraukti priedą į verslo el. Laišką, nesate vieni.

Čia pateikiami devyni patarimai, kaip išvengti bendrų el. Pašto snafus:

1. Pamirškite priedus

"Pridėjau jūsų peržiūrai skirtą dokumentą." "Oi, ne aš ne." Užmiršus priedus taip dažnai, kad „Google“ užmirštas priedų detektorius baigė „Google“ laboratorijas, kad būtų nuolatinė „Gmail“ funkcija. Geriausias būdas vengti pamiršti įtraukti priedus, net jei naudojate „Gmail“ (pamirštas priedų detektorius nėra patikimas), yra pridėti failą prieš pradedant rašyti el. Jei palaukite, kol parašysite savo el. Laišką, jūsų smegenys gali pereiti į kitą užduotį ir pamiršti priedą.

2. Aklųjų anglies kopijavimas

Jūs tikriausiai naudojote Cc'ing žmones, kad pakviestumėte bendradarbiauti darbe. Bet kartais, Bcc: tai geresnis pasirinkimas. Jei el. Paštu siunčiate žmonių, kurie neturi nieko bendra su kitais, el. Pvz., Jei siunčiate informacinį biuletenį, tai paprasta pasiųsti ją sau ir Bcc: gavėjams. Žmonės gali apsaugoti savo el. Pašto adresus ir nenori, kad jie būtų skelbiami visiems masinio el. Pašto sąraše. Jei gausite el. Laišką iš siuntėjo, kuris turėjo naudoti „Bcc“, galite pasiūlyti šią funkciją be skambėjimo. „CNET“ vyresnysis redaktorius Lori Grunin rekomenduoja švelniai atsakyti: „Aš nemanau, kad norėjote ją siųsti visiems. Ar žinote, kad galite paslėpti adresus su„ Bcc “:?“.

3. Emociniai ar girtingi elektroniniai laiškai

Siunčiant el. Laiškus, kai esate pernelyg emocionalus arba netgi įsiskolinęs, galite sugrįžti į jus. „Gmail“ naudotojams, manantiems, kad po kelių gėrimų rašote geriausius el. Laiškus, apsvarstykite galimybę aktyvuoti „Mail Goggles“ laboratorijose. Jei esate pakankamai blaivūs, kad galėtumėte atsakyti į keletą matematikos klausimų, tuomet jūs gerai einate. Visi mes galime pasinaudoti geriausiomis emocinėmis el. Pašto praktikomis: kai jaučiatės noras siųsti emocinį el. Laišką, eikite į priekį ir parašykite jį, kad atleistumėte šiek tiek garų. Išsaugokite el. Laišką kaip juodraštį, tada palaukite 24 valandas prieš paspausdami „Siųsti“. Yra tikimybė, kad redaguosite savo originalų el. Paštą arba jį ištrinsite. Ir jūs būsite laimingi laukėte.

4. VISI KAPS

Šis etiketo antgalis tikrai tinka visai internete. Rašymas visose kepurėse yra šaukiamas ir niekas nenori būti šaukiamas. Be to, sunku skaityti kažką, parašytą visose kepurėse. „Google“ labai norėjo atsikratyti visų dangtelių pasaulio, visiškai pašalino „Chromebook“ „Caps Lock“ klavišą.

5. Patikrinkite adreso automatinį užbaigimą

Automatinis užbaigimas gali būti labai patogus, bet ar kada nors atsiuntėte el. Laišką į neteisingą Edą, Jeną ar Bobą? Įsitikinkite, kad automatinis pildymas užpildytas dešiniuoju gavėju prieš pradėdami siųsti.

6. Negalima pasikliauti vien tik rašybos tikrinimu

Jūsų naršyklė ar el. Pašto programa gali atlikti gerą rašybos klaidų patikrinimą, tačiau visada turėtumėte koreguoti savo elektroninius laiškus gramatikos atžvilgiu. Taip pat galite kopijuoti savo el. Paštą į „Microsoft Word“ ar pan., Vykdydami gramatikos patikrinimą, tada įklijuodami jį atgal į savo el. Pašto programą.

7. Emocijos ir internetas

Emocijos yra mielos ir gali padėti perteikti humorą, liūdesį, šoką ar kitą emociją, kuri gali būti sunku įgyti kitaip. Tačiau jų įtraukimas į verslo el. Laiškus tikriausiai nėra gera idėja. Jei paaiškėja, kad mainai ima daugiau atsitiktinio tono, o kitas asmuo juos naudoja laisvai, eikite į jį, bet nešaukite kiekvieno sakinio smiley. Tas pats pasakytina ir apie internetą, pavyzdžiui, LOL, ROTFL ir OMG.

8. Trimkite el. Pašto temas

Atgaliniai ir elektroniniai laiškai gali sukelti gana ilgą e. Laiškų persiuntimą ir atsakymą. Apsvarstykite, kaip juos supjaustyti į naujausius pora el. Laiškų. Milžiniškas el. Laiškas atrodo nepatogus, todėl skaitytojas gali jaustis priblokštas. Jūs taip pat norite išvengti, kad pokalbis atsitiktinai būtų perduotas kitam asmeniui, kuris neturėjo būti pasirengęs kai kuriems ankstesniems mainams.

9. Atšaukti („Gmail“)

Jei esate „Gmail“ vartotojas, labai naudinga funkcija yra „Undo“ funkcija. Galite atšaukti ištrinimus, archyvus, etiketes ir kt., Tačiau naudingiausia yra Atšaukti siuntimą. Atšaukite paskutinę gynybos liniją prieš daugelį pirmiau išvardytų klaidų. Įjunkite jį nustatymuose, esančiose „Labs“. Tada eikite į Bendrieji nustatymai ir nustatykite atšaukimo laikotarpį iki 5, 10, 20 arba 30 sekundžių. Jei nesate „Gmail“ vartotojas, apsvarstykite galimybę užpildyti laukelį Kam: prieš pasiruošę ją siųsti. Tai padės išvengti atsitiktinio el. Laiško siuntimo. Jei esate „Mac“ naudotojas, patikrinkite Topher Kessler patarimus, kaip užkirsti kelią atsitiktiniams el. Laiškams su „OS X Mail“.

Viskas. Jei norite bendrinti bet kokius gerus el. Pašto pranešimus snafu, rašykite juos toliau pateiktose pastabose.