Ne daug žmonių naudoja tik vieną kompiuterį. Iš tiesų, daugelis iš mūsų per darbo dieną persikelia iš mašinos į mašiną.

Geriausias būdas įsitikinti, kad galite pasiekti svarbius failus iš bet kurios įvairios jūsų skaitmeninio gyvenimo mašinos, yra saugoti failus internete. Jei naudojate „Google“ dokumentus kaip savo failų saugyklą, šie patarimai padės sutrumpinti darbo dieną.

Nusiųskite visų „Google“ dokumentų failų kopiją į standųjį diską

Dauguma kompiuterių vartotojų atsargines kopijas perduoda į optinį diską arba USB atmintinę arba įkelia į internetinę saugojimo paslaugą. Dabar internetinės atsarginės kopijos taip pat veikia kitaip.

Jei norite atsisiųsti visus savo „Google“ dokumentų dokumentus, skaičiuokles, pristatymus ir kitus failus į kompiuterį viename užfiksuotame faile, pasirinkite bet kurį failą ir spustelėkite Daugiau> Atsisiųsti. Pasirinkite „Visi elementai“ ir patikrinkite failo tipą arba „Negalima atsisiųsti (praleisti)“ kiekvieno failo kategorijos išskleidžiamajame meniu. Taip pat galite keisti visus formatus į MS Office, Open Office arba PDF.

Prireikė mažiau nei minutės, kad suspaustų ir atsisiųstumėte 300 failų - daugiausia „Word“ dokumentų ir „Excel“ skaičiuoklių - į 68MB ZIP failą. Jei nenorite laukti, kol bus baigtas atsisiuntimas, spustelėkite „El. Paštas, kai pasiruošę“, kad „Google“ atsiųstų nuorodą, kai failas yra atsisiunčiamas.

Naudodami „Google“ dokumentus automatiškai pataisykite, kad išsaugotumėte rašymą

„Google“ dokumentų teksto redaktorius siūlo klaidų klaidų taisymus: dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite arba komandą spustelėkite žodį, pasirinkite „Visada teisinga“ ir pasirinkite teisingą rašybą iš siūlomų terminų.

Taip pat galite sukurti dažniausiai įvestų tekstų nuorodas, pvz., Savo vardą, vardą, darbdavį arba kitą kartotinį terminą. Norėdami tai padaryti, spustelėkite Įrankiai> Nuostatos, įveskite sparčiuosius klavišus lauke Pakeisti ir tekstą, kurį pasirinkote, lauke Su. Dabar, kai įvesite tą teksto eilutę, po kurios atsiras tarpas, pasirodys ilgesnė katilinė.

Jei norite, kad „Google“ dokumentai automatiškai nesukurtų frakcijų, elipsės, autorių teisių ir prekių ženklų simbolių ir kitų specialių simbolių, išbraukite žymės elementą sąraše „Nuostatos“ arba spustelėkite „x“, kad ištrintumėte elementą.

Spartieji klavišai, skirti „Google“ dokumentams

Daugelis iš mūsų gali prisiminti apie tuziną sparčiųjų klavišų, kuriuos naudojame reguliariai. 2008 m. Pranešime aprašau, kaip sukurti tekstinį failą, kuriame pateikiami dešimtys klavišų kombinacijų, todėl vienintelis spartusis klavišas, kurį turite prisiminti, yra tas, kurį priskyrėte atidaryti šį failą.

Jei norite atidaryti šio klaviatūros spartiojo klavišo „Google“ dokumentų versiją, paspauskite „Ctrl“ (arba „Mac“ komandą) ir / (į priekį). Arba galite pridėti šiuos penkis „Google“ dokumentų klavišų kombinacijas į pagrindinį nuorodų sąrašą:

Ctrl-Shift-C : žodžio skaičiaus peržiūra

Ctrl-Shift-Y : peržiūrėkite pasirinkto žodžio apibrėžimą

Ctrl-; (kabliataškis): pereikite prie kito neteisingai parašyto žodžio

„Alt-Shift-F“ : pereikite į meniu juostą

„Ctrl“ („backslash“): išvalykite formatavimą

Papildomas patarimas: norėdami maksimaliai padidinti savo vaizdą „Google“ dokumentuose, įveskite Ctrl-Shift-F, kad įjungtumėte viso ekrano vaizdą. Jei norite paslėpti valdiklius, spustelėkite Peržiūrėti> Visas ekranas. Paspauskite „Esc“, kad peržiūrėtumėte valdiklius, o „Ctrl-Shift-F“ dar kartą, kad grįžtumėte į įprastą vaizdą.

Padaryti failus prieinamus visiems arba tik pakviestiesiems

Visi „Google“ dokumentuose saugomi failai yra privatūs pagal numatytuosius nustatymus. Jei norite bendrinti failą, spustelėkite jį dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Bendrinti. Šiame meniu galite nusiųsti failą kaip el. Laiško priedą, siųsti el. Laiškus paskirtiems bendradarbiams arba dar kartą pasirinkti Dalintis, kad atidarytumėte dialogo langą „Bendrinti nustatymus“.

Spustelėkite „Keisti“, esantį „Kas turi prieigą“, kad failas būtų viešas (prieinamas bet kuriam žiniatinklyje) arba prieinamas visiems, turintiems nuorodą į failą. Šios dvi parinktys nereikalauja prisijungimo ir galite nustatyti, ar žiūrovai taip pat gali redaguoti failą.

Taip pat galite išsaugoti failą privatų, bet pasidalinti jais tik su paskirtais žmonėmis. Šis nustatymas reikalauja, kad bendradarbiai prisijungtų prie failo. Spustelėkite teksto laukelį „Pridėti žmones“ ir įveskite el. Pašto adresą arba pasirinkite įrašus iš adresatų sąrašo.

Pagal numatytuosius nustatymus žmonės, su kuriais bendrinate, taip pat gali redaguoti failą. Spustelėkite „Galima redaguoti“, kad apribotumėte juos tik dokumento komentavimu arba tik jų peržiūrėjimu. Taip pat galite įklijuoti failo turinį į pranešimą ir nusiųsti sau kopiją.