„ CNET @ Work“ technologija vis labiau susilieja su visais verslo aspektais, todėl gali padėti jums - mažųjų įmonių, turinčių mažiau nei penkis darbuotojus, vartotojams.

Nors kiekvienas smulkusis verslas yra kitoks, yra tam tikras programų rinkinys, kurio reikia beveik kiekvienam smulkiajam verslui.

Šios programos paprastai susideda iš biuro „suite“ ir susideda iš el. Pašto, kalendoriaus, teksto apdorojimo ir skaičiuoklės. Kartais jie ateina su kitais įrankiais, pvz., Pristatymo vadybininku, duomenų baze ar formų valdytoju ir kt. Vienas iš tokių biurų rinkinių yra „Microsoft Office“, dabar parduodamas daugiausia kaip „Office 365“. Kitas „Google“ „G Suite“.

• Penki veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti pereinant į „Office 365“ „Microsoft Office 2016“: pirkti prieš prenumeratą

Jau daugelį metų biurų rinkų rinkoje dominuoja „Microsoft“ savo „Microsoft Office“ produktų paketo forma. Prieš tapdami mobiliuoju ir žiniatinkliu orientuotu pasauliu, žmonės turėjo įdiegti programas atskiruose kompiuteriuose, įdėdami kompaktinį diską (atgal į dieną), DVD (atgal į dieną) arba atsisiųsdami ir diegti diegimo programą.

Nebuvo jokių abejonių, kad „Microsoft“ „Office“ darbalaukio programos buvo galingos ir pajėgios, tačiau daugeliui vartotojų tai buvo pernelyg sudėtingos, sudėtingos ir nuolatinės priežiūros bei licencijų valdymo problemos.

„Microsoft Office“ vis dar yra. Tiesą sakant, tai vienas iš sėkmingiausių produktų istorijoje. 1990 m. Ji pradėjo veikti kaip paketas, tačiau pagrindinės jos, pvz., „Word“ ir „Excel“ programos buvo paleistos prieš 35 metus 1983 m.

Kodėl kalbu apie „Office“, kai tai yra „G Suite“ straipsnis? Biuras yra 800 svarų gorilla šioje erdvėje. Norėdami suprasti, kur „G Suite“ tinka jūsų verslui, naudinga turėti tam tikrą perspektyvą apie „Office“.

Dauguma mažų įmonių paprastai pasirenka „Office 365“ arba „ G Suite“. Aš naudoju abu, nes jie abu yra pigūs mažomis verslo kainomis. Turiu skirtingus klientų projektus, kuriems reikalingi skirtingi įrankiai, ir turiu mėgstamiausių funkcijų, kurias naudoju iš abiejų produktų.

Aš reguliariai teikiu didžiulius pristatymus, dažnai su 60-70 skaidres ar daugiau, ir darau tuos, kurie yra „PowerPoint“ darbalaukio versijoje. Interneto transliavimo programinė įranga, kurią naudojame tik „PowerPoint“ skaidres ir turiu 20 metų raumenų atmintį.

Bet aš taip pat naudoju „G Suite“.

ZDNet: Mes nustatėme 24 debesies paslaugas jūsų verslui, kurį tikrai norite išbandyti

„G Suite“ turi standartines biuro programas

Naudoju „Gmail“ kaip mano pagrindinę komunikacijos priemonę ir nuolat ją gyvenu. 2014 m. Perjungiau iš darbalaukio „Outlook“ į „Gmail“ ir nesigailėjau dėl to, kad per trumpą laiką judėjau.

Man „G Suite“ esmė yra „Gmail“. Trys didžiausios naudos yra tai, kad ji yra prieinama visur, aš neturiu jaudintis dėl to, kur yra mano pašto failas (kuris buvo problema atgal „Outlook“ dienomis), o paieškos galimybė yra puiki.

Turiu 18 GB el. Laiškų, grįžusių į 1997 m. Kai persikėliau į „Gmail“, visus „Outlook“ pranešimus perkėliau į „Gmail“ pašto parduotuvę. Taigi, nors aš turėjau tik „Gmail“ nuo 2014 m., Galiu ieškoti viso mano pašto istorijos, grįždamas 21 metus, maždaug per sekundę.

Kadangi žinau, kad kai kurie iš jūsų ketina paklausti, aš naudoju paslaugą „YippieMove“ (rimtai, tai jų vardas). Prireikė maždaug savaitės, bet visi mano pranešimai puikiai perkelti iš mano „Office 365“ paskyros į „Gmail“.

Be „Gmail“, tai yra standartinės „G Suite“ programos:

• Kalendorius: kadangi kalendorius taip gerai valdo kelis kalendorius, tai mano įrankis, skirtas blokuoti laiką projektams

• Dokumentai: „G Suite“ tekstų procesorius

• Lapai: skaičiuoklė

• Skaidrės: pagrindinis pristatymo paketas

• Laikyti: puiki, maža pastabų priėmimo priemonė

• Svetainės: svetainės kūrėjas

• Formos: įrankis, skirtas greitai ir stebėtinai galingoms formoms kurti

• „Hangout“: pokalbių įrankis, panašus į „Slack“

• „Hangouts Meet“: „Hangout“ vaizdo konferencijos

Tiesą sakant, šios pagrindinės „G Suite“ verslo programos yra tai, ką aš vadinčiau „pakankamai gera“. Daugumai vartotojų, daugeliui programų, dokumentai, lapai ir kiti yra puikūs.

Tai reiškia, kad jei esate galios skaičiuoklės vartotojas, atliekantis aukšto lygio matematinį modeliavimą, tikriausiai norite darbalaukio „Excel“. Jei rašote knygą, kurioje reikia dirbti su gamybos sistema, galbūt norėsite „Microsoft Word“ arba tradicinio darbalaukio leidybos paketo. Kaip minėjau, gaminu milžiniškus pristatymus, todėl „Microsoft PowerPoint“ darbalaukio versija yra vienintelis būdas man eiti.

Tačiau didžioji dauguma vartotojų nėra energijos vartotojai, turintys labai specifinius, gilius ir kraštutinius poreikius.

„G Suite“ paprastumas yra tvirtas. Kalifornijoje įsikūrusio „Exprance“, skaitmeninės rinkodaros įmonės, savininkas Nickas Leffleris man pasakė: „Jau daugelį metų naudoju„ G Suite “ir tai buvo puikus žingsnis visais žingsniais. kaip „Office 365“) tai yra švarus ir paprastas. “

Nickas pasirinko „G Suite“, nes „Daugelis žmonių yra susipažinęs su juo, todėl nėra mokymosi, jis tiesiog išeina ir gauna darbą“.

Kodėl mokėtumėte už „G Suite“, kai „Google“ programos yra nemokamos?

Dauguma žmonių žino, kad „Gmail“ ir įvairios „Google“ programos, pvz., Dokumentai ir lapai, yra prieinamos nemokamai. Kodėl tada kas nors už juos mokėtų „G Suite“ forma?

„G Suite“ yra sukurta siekiant teikti įvairias į verslą orientuotas funkcijas ir galimybes. Vėliau nuvilsiu giliau į daugelį šių funkcijų, tačiau čia pateikiama greita santrauka, kodėl galbūt norėsite įsigyti „G Suite“ prenumeratą, o ne naudoti „Google“ vartotojų programų versijas:

• „G Suite“ suteikia naudotojų valdymo ir administratoriaus funkcijas keliems naudotojams.

• „G Suite“ prideda labai įdomių saugių ir privačių bendradarbiavimo funkcijų.

• „G Suite“ leidžia žymiai padidinti saugyklą.

• „G Suite“ teikia įvairius audito ir verslo eDiscovery lygius.

• „G Suite“ suteikia galimybę naudoti savo el. Pašto domeną.

• „G Suite“ leidžia surinkti numerį ir gauti realų, naudingą žmogiškojo palaikymo asmenį.

Kai kurie iš jų yra neįtikėtinai naudingi. Asmeniškai vertinu pridėtą saugyklą, asmeninį el. Pašto domeną ir palaikymą. Kokios savybės naudingos jūsų įmonei, priklausys nuo to, ko jums reikia.

Aš pinged socialinės socialinės žiniasklaidos ir paprašė kai kurių žmonių, kaip jie naudoja G Suite. Samantha Avneri yra „Regpack“, interneto registracijos programinės įrangos kompanijos, turinčios mažiau nei 30 darbuotojų, rinkodaros direktorius.

Ji man pasakė: „Mes naudojame„ G Suite “įrankius mūsų versle, kad galėtume vykdyti užduotį ir išlaikyti bendradarbiavimo dokumentus vienoje vietoje, lengvai redaguoti ir lengvai ieškoti bei rasti.“ Ji taip pat pasakė man: „Dokumentai yra neįkainojami mano turinio rinkodaros projektams, o lapai - tai vienintelis būdas, kaip siųsti, redaguoti ir bendrinti ataskaitas, biudžetus ir kt.“.

Anita Williams Weinberg yra kūrybinė agentūra „Seattle“ įsikūrusi „VerbStudios“ direktorė. Anita man pasakė: „Mano komanda naudoja„ G Suite “produktus plačiai, nes dirbame su daugeliu su startiniais verslais. Daugelis jų naudoja„ blockchain “, „ AI “ar„ IoT “kompanijas, todėl„ Google “sprendimas jiems yra labai ekonomiškas.“

Kalbėdami apie ekonomišką, kalbėkime apie kainas.

„G Suite“ kainos yra aiškios ir suprantamos

„Office 365“ kainodara gali būti paini - „Microsoft“ lygis painus. Yra tiek daug skirtingų „Office“ prenumeratų - priklausomai nuo to, ar esate asmuo, ar maža įmonė, įmonė, ar turite tam tikrą įmonės „Windows“ licencijavimo ar „Azure“ planą - kad beveik neįmanoma aprašyti visų pasirinkimų vienoje straipsnis.

Priešingai, „G Suite“ turi tris planus: „Basic“, „Business“ ir „Enterprise“. Čia pateikiama greita santrauka:

• Pagrindinis yra vienam vartotojui $ 5 / month. Kiekvienam vartotojui gausite visas 30GB programų saugyklą.

• Verslas yra $ 10 per mėnesį vienam vartotojui. Jūs gaunate 1TB saugyklą vienam vartotojui. Jei turite penkis ar daugiau vartotojų, jūs iš tikrųjų gausite neribotą saugyklą. Kalbėsiu toliau apie tai. Ji taip pat prideda „eDiscovery“ galimybes.

• Įmonė yra 25 $ per mėnesį vienam vartotojui. Įmonių planuose pateikiami visi dalykai, susiję su verslo planu, kartu su visais įmonės lygio administravimo ir valdymo įrankiais.

Tai vienas iš dalykų, apie kuriuos man patinka G Suite. Tai aiški ir suprantama.

„G Suite“ yra prisijungęs ir nereikalauja diegimo

„Office 365“ yra įdomus produktas, nes jis yra hibridas. Pirkdami „Office“ prenumeratą, galite pasiekti visas „Office“ pagrindinių programų versijas, kurias naudojate (kurios programos priklauso nuo to, kokio prenumeratos), ir daugiau ribotų mobiliųjų ir interneto programų programų.

„G Suite“ yra tai, ką mes vadiname SaaS programa, programinei įrangai kaip paslaugai. Užsisakote „G Suite“, o ne pirkti. Skirtingai nuo senosios mokyklos diegiamos programinės įrangos, pvz., Pagrindinės „Office“ programos, kompiuteryje neįdiegiate „G Suite“. Vietoj to, tiesiog prisijunkite prie „G Suite“ paskyros (panašiai kaip jūs prisijungtumėte prie „Gmail“).

Yra keletas mobiliųjų programų, kurias galite įdiegti į savo telefoną ir yra autonominis režimas, todėl galite dirbti su „G Suite“ projektais, nesusiję su internetu. Tai naudinga, jei keliaujate. Nors asmeniškai, kai prarasiu savo interneto ryšį, aš tiesiog sėdėjau ir pasigailėsiu, kol bitai vėl pradės tekėti.

„Candy Bellau“ yra „Kramerica Business Solutions LLC“, apskaitos ir verslo paslaugų teikėjo, įsikūrusio Metairie, Luizianoje, savininkė, tik už Naujosios Orleano. Ji man pasakė: „Man patinka„ G Suite “, viskas susieta, el. Paštas, kalendorius, nuotraukos, diskas, lakštai. Visa tai yra. Galiu prieiti prie bet kokio reikalingo iš savo nešiojamojo kompiuterio, telefono ar bet kurio kompiuterio. yra mano prisijungimo vardas. Mano verslui ir gyvenimui tai daro viską daug lengviau. “

„G Suite Gmail“, kalendorius ir jūsų el. Pašto domenas

Vienas iš „G Suite“ privalumų yra tai, kad galite nustatyti savo asmeninį domeną kaip savo pašto serverį. Tai reiškia, kad jūs galite turėti el. Pašto adresus, kurių adresai yra labiau unikalūs nei [email protected]. Vietoj to, galite gauti ir siųsti laiškus kaip [email protected].

Dabar vartotojų „gmail“ leidžia gauti ir siųsti laiškus iš asmeninio domeno. Skirtumas yra tas, kad tam (ypač siųsti) jums reikia kito el. Pašto serverio, kuriame yra tas domenas. „G Suite“ tvarko domeno prieglobą, kuri labai sumažina komplikacijas.

Aš visiškai pasitikiu „Google“ kalendoriumi, kad galėčiau tvarkyti visus mano projektus ir terminus. Dabar rašau šį straipsnį „Google“ dokumentuose (nors aš taip pat naudojasi „Word“ - dažniausiai tai priklauso nuo to, kas geriausiai tinka mano klientams). Bendravimui su savo darbo grupėmis naudoju „Hangout“. Ir aš turiu terabaitų duomenų, kurie yra paremti „Google“ diske.

„G Suite“ suteikia labai paprastą bendradarbiavimą

„G Suite“ taip pat apima „Google+“, kuris taip pat yra „Google“ valdomas socialinis tinklas. „G Suite“ kontekste „Google+“ įdomu yra tai, kad galite sukurti savo privatų, saugų įmonių socialinį tinklą. Taigi, nors „Google+“, kaip „Facebook“ konkurentė, gali būti nepajėgusi gauti didelės traukos, naudodamiesi „Google+“ galimybėmis savo organizacijoje, privačiai, gali pasirodyti labai naudinga.

Aš nemanau daug „Google+“, tačiau naudoju „G Suite“ programinį bendradarbiavimą. Paprasčiau tariant, jūsų ekrane galite atidaryti skaičiuoklę arba teksto apdorojimo dokumentą ir pasidalinti ja su kuo daugiau savo komandos narių. Kiekvienas gali jį redaguoti, o pakeitimai pasirodo, kai jie įveda.

Mano komandos dažnai naudojasi telefonų susitikimuose, kartais laikydamos du ar tris dokumentus vienu metu ir ekrane. Komandos nariai gali pridėti savo pastabas, redaguoti skaičiuoklės ląsteles arba pakeisti tekstą. Dažnai ant skambučio parašysiu antraštes, tada nukreipsiu į jį ir klientai galės keisti pakeitimus. Tai didžiulis laiko taupymas.

Shawn Breyer vykdo „Atlanta“ įsikūrusį „Breyer Home“ pirkėją - namų pirkimo paslaugą. Patikrinkite savo tinklalapį, nes jie turi įdomų verslo modelį namų pardavimo rinkoje. Shawn man pasakė: „Mes galime pagreitinti savo produkciją bendradarbiaujant su„ G Suite “funkcijomis. Vienu metu tuo pačiu„ Google “lapų failu galiu dirbti penki žmonės.“

Dabar, norint būti teisingomis, „Microsoft“ pagrindinių programų internetinės versijos taip pat leidžia puikiai bendradarbiauti, tačiau tai nesumažina „G Suite“ bendradarbiavimo galios. Manau, kad „G Suite“ yra lengviau įdiegti, pasiekti ir patekti į.

„Google“ programos taip pat dažniau naudojamos bendradarbiaujant. Šimtuose (jei ne tūkstančiuose) telefonų susitikimuose buvau ten, kur dalinomės gyvais dokumentais, manau, kad vienintelis laikas, kai naudojome „Office 365“ internetines programas, buvo tada, kai klientas buvo „Microsoft“.

„Google“ diske saugomi visi jūsų dokumentai debesyje

„Google“ diskas yra tiesioginis „Dropbox“, „Microsoft“ „OneDrive“, „Box“ ir kitų panašių paslaugų konkurentas.

Kaip ir kitose „G Suite“ programose, yra „Google“ vairuotojo ir atskiros „G Suite“ kepamos vartotojų versijos. Skirtingai nuo kitų „Google“ vartotojų programų, vartotojai turi mokėti už „Google“ diską, o individuali versija gali būti brangesnė nei „G Suite“ prenumerata.

Pažvelkime pirmiausia į vartotojų versiją. Nuo šiol (sandėliavimo paslaugų kainodara labai keičiasi, todėl tai gali pasikeisti, kai jį perskaitysite), vartotojai gauna nemokamą 15 GB saugojimo vietą. Jei naudojate „Gmail“ vartotoją, visi jūsų pranešimai valgomi šioje saugykloje, kaip ir visi jūsų programų failai. „Google“ taip pat leidžia tam tikrą nemokamą nuotraukų saugojimą, nes „Google“ disko vartotojų versija yra daug „Android“ telefonų.

Po šio 15 GB talpos (pvz., Ne „G Suite“ versijoje „Google“ diske) saugoma tokia kaina:

• Iki 100 GB: $ 1, 99 per mėnesį

• Iki 1 TB: 9, 99 USD per mėnesį

• Iki 10 TB: $ 99, 99 per mėnesį

• Iki 20 TB: $ 199, 99 per mėnesį

• Iki 30 TB: 299, 99 USD per mėnesį

Kaip matote, ji papildo.

Palyginus šias kainas su „G Suite“ kainomis, reikės šiek tiek smegenų sukimo, bet dirbti su manimi vieną minutę. „G Suite“ „Google“ turi du kainų nustatymo modelius: A kiekvienam naudotojo saugojimui ir visiškai neribotą saugojimą.

„G Suite“ pigios sėdynės turi vieno vartotojo saugojimo vietą. Pagrindinis planas suteikia 30 GB debesų saugojimo (kartu su visomis kitomis anksčiau aptartomis „G Suite“ funkcijomis) už $ 5 / month. Jei viskas, ko norėjote, buvo saugykla, aišku, kad 1, 99 USD / mėn. Vartotojų versija su 100 GB yra geresnis sandoris.

Tai verslo planas, kuriame viskas pradedama įdomi. Jei jūsų verslo plane turite mažiau nei penkis naudotojus, už kiekvieną vartotoją mokėsite $ 10 per mėnesį ir gausite 1 TB saugojimo vietą vienam vartotojui. Tai iš esmės yra tas pats dalykas, kaip ir vartotojų aptarnavimas.

Tačiau, kai turite penkis ar daugiau vartotojų (verslo ar verslo planas), staiga turite neribotą saugyklą. Tai didelis.

Anksčiau tai buvo, kad daugelis debesų saugojimo kompanijų pasiūlė neribotą saugyklą, tačiau vienas po kito jie atsiėmė tuos pasiūlymus. Dabar „Google“ yra vienintelė kompanija, kurią aptinku, kuri siūlo neribotą kainą mažoms įmonėms.

Mano „Google“ diske debesyje turiu kažką panašaus į 13 TB. Norėčiau turėti daugiau, bet, kadangi perėjau į „Google“ diską, „Comcast“ įkėlimo greitis yra toks lėtas, aš tik sugebėjau gauti 13 TB. Turiu daug daugiau. „Google“ diską naudoju kaip „debesų atsarginės kopijos“ paslaugą, kartu su visų mano dokumentų kopijomis. (Daugiau apie tai šiek tiek.)

Jei norėčiau pabandyti saugoti tą 13 TB, naudodamas „Google“ disko vartotojų kainodaros modelį, aš mokėtų beveik du šimtus dolerių per mėnesį, o visa ši saugykla būtų susieta tik su mano sąskaita. Mano smulkiajam verslui priklauso mano žmona, ir ji negalės lengvai dalintis šia saugykla.

Kita vertus, aš nusipirkau penkių vartotojų prenumeratą „Google G Suite“ verslo plane. Kiekvienas vartotojas kainuoja $ 10 per mėnesį. Taigi, aš moku penkiasdešimt dolerių per mėnesį už neribotą saugojimą, o ne du šimtus dolerių per mėnesį saugojimui su 20 TB viršutine kepurė.

Tai šiek tiek keista, nes turiu tik du faktinius naudotojus, bet sumokėdamas $ 50 / month sumą, „Google“ dideli saugojimo ištekliai atidaryti visiškai. Aš taip pat žinau, kad projektuose galiu lengvai pridėti iki trijų papildomų darbuotojų, nedidindamas mėnesio „G Suite“ išlaidų.

Akivaizdu, kad jei jums nereikės saugoti ar kopijuoti terabaitų, jums gali prireikti šios paslaugos. Tačiau turėkite omenyje, kad tokie projektai kaip 4K vaizdo įrašų kūriniai labai greitai, labai greitai sugeria. Man tai yra esminė mano saugojimo architektūros dalis.

Mano vienintelė baimė (ir tai pagrįsta, atsižvelgiant į „Google“ produktų žudymo istoriją) yra ta, kad „Google“ vieną dieną pakeis neribotą saugojimo politiką, kaip „Amazon“. Mano vienintelis tikrasis vilties šaltinis yra tai, kad „Google“, o ne „$ 60“ per metus, „Google“ ima mokėti mažiausiai $ 50 per mėnesį. Kadangi saugojimo išlaidos visuomet mažėja (ypač „Google“, kuris perka saugyklą planetos dydžio gabaliukais), tai gali pakakti, kad programa būtų vykdoma.

Viso teksto paieška (net vaizduose)

Baigsiu „G Suite“ apžvalgą su viena iš mano mėgstamiausių funkcijų. Dabar, kai daugelį mano dokumentų ir failų saugoju „Google“ diske esančiame debesyje, galiu pasiekti „Google“ legendinę mano dokumentų paiešką.

Tai didelis, nes „Google“ diskas ne tik ieško teksto tekstiniuose dokumentuose. Tai OCR viskas, taigi, net jei paėmėte ženklo nuotrauką ir viskas, ką turite šiame faile, yra „pixels“, „Google“ diskas ją suras.

Nuo „Gmail“ visiems mano laiškams nuo 1997 m. Ir „Google“ disko (kuriame yra visi mano nevyriausybiniai ir ne FERPA riboto naudojimo dokumentai), galiu ieškoti tik apie tai, ką aš kada nors parašiau, atsisiunčiau, nuskaityčiau arba fotografavau visame mano bendrovės dokumentus.

Vienas dalykas, kurį reikia atkreipti dėmesį į tai: „G Suite“ „Google“ disko paieška gerbia prieigos teises. Kadangi aš esu pagrindinis mano mažos įmonės vartotojas, turiu prieigą prie visų mano failų. Tačiau kiti darbuotojai ar partneriai gali tik pamatyti, kas jiems buvo atidaryta per didelę „G Suite“ valdymo ir prieigos kontrolę.

Ar turėtumėte gauti „G Suite“?

Kaip ir beveik bet kokiame pirkime, sprendimas „pirkti-pirkti-pirkti“ visada priklauso nuo jūsų unikalių poreikių. Be to, „G Suite“ kainodara yra prieinama beveik bet kokiam smulkiam verslui, o nauda yra gana didelė.

Ar esu susirūpinęs, kad „Google“ gali matyti viską, ką darau? Taip. Iki taško. Tačiau kadangi beveik visos organizacijos, kuriose dirbau (įskaitant vyriausybines agentūras) taip pat naudojasi „Google“ produktais ir paslaugomis, aš skaičiuoju, kad „Google“ mano ar kitaip pastebės mano daiktus. Kol „Google“ išeis iš savo būdo, kad apsisaugotų nuo pažeidimų - ir jie turi geresnes galimybes tai padaryti, nei aš kada nors būsiu - nesu susirūpinęs, kad mano dokumentai pateks į Didįjį indeksą Dangus.