Lengviau nei bet kada įsitikinti, kad jūsų svarbiausių įrašų, dokumentų, nuotraukų, vaizdo įrašų ir kitų asmeninių duomenų kopijos bus nuskaitomos / peržiūrimos / leistinos ilgai po to, kai rinkmenoms sukurti naudojama aparatūra ir programinė įranga yra įkūnyusi dulkes.

Keturi saugaus duomenų archyvavimo raktai yra rinkmenų formatai, kurie nebus pasenę, naudoti laikmenas, kurios nesugadins ar nepasieks prieigos, kelis kopijas laikys atskirai ir reguliariai tikrins jūsų archyvuotus duomenis, kad užtikrintų, jog jie vis dar yra įskaitomi.

Negalima įstrigti pasenusių duomenų formatų

Dauguma failų, kuriuos norite archyvuoti, tikriausiai yra nuosavybės formatuose, pvz., „Microsoft Office“ .doc, .xls ir .ppt, skirti „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“. Nepaisant to, kad programinė įranga ir paslaugos yra visur, kurios leidžia skaityti ir redaguoti „Office“ failus be „Office“ programos, naudojamos jų kūrimui, šie formatai vieną dieną pasidarys pasenę - galbūt anksčiau, nei manote.

Net jei archyvuojate failus savo pradiniuose nuosavybės formatuose, gera idėja išsaugoti kitą failų versiją, konvertuotą į atviro standarto formatą. Šį požiūrį laikosi atviro kodo Archyvematica duomenų archyvo paslauga, kuri palaiko pradinį failo formatą, bet taip pat konvertuoja failus į tinkamus „išsaugojimo“ ir „prieigos“ formatus.

Pavyzdžiui, „Archivematica“ žiniasklaidos tipo išsaugojimo planai konvertuoja .doc, .rtf ir .wpd teksto apdorojimo failus į XML pagrindu veikiančio atviro dokumento formatą (ODF) išsaugojimui ir „Adobe“ PDF peržiūrai. Be to, sistema išsaugo .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga ir .tiff rastrinių vaizdų failus kaip nesuspaustus TIFF išsaugojimui ir JPEG vaizdams.

„Archivematica“ sistema vis dar kuriama, tačiau galite atsisiųsti nemokamos archyvavimo programinės įrangos alfa versiją, skirtą naudoti virtualiame įrenginyje, „Live“ USB rakte arba „Live DVD“.

Norėdami pakartoti, geriausias būdas užtikrinti, kad jūsų archyvuoti failai bus nuskaitomi, išlaikant jų pradinį formatą ir kitus atributus, yra išsaugoti juos savo gimtąja forma ir bent vienu kitu bendru, atviru formatu. Tai leidžia atidaryti, peržiūrėti ir redaguoti programoje esančius failus, kuriais jie buvo sukurti, jei jie yra prieinami, ir prieigą prie duomenų pagrindinėje formoje, jei patentuota programinė įranga nėra prieinama.

Raskite laikmeną su kojomis

Jei įdomu, kiek laiko jūsų CD ir DVD diskų duomenys truks, nesate vieni. Net ekspertai negali susitarti dėl tikėtino optinių laikmenų ilgaamžiškumo - ir tas pats pasakytina apie magnetines juostas ir diskus. („X Lab“ siūlo išsamią optinių laikmenų ilgaamžiškumo apžvalgą, įskaitant trumpą ISO standartų, skirtų optinėms laikmenoms tikrinti, aprašymą.)

Bendras sutarimas yra tai, kad kompaktiniai diskai turėtų trukti nuo 30 iki 50 metų, mažiau DVD-R, o CD-RW ir DVD-RW - dar mažiau. Be to, galima tikėtis, kad juostos ir kietieji diskai bus nuskaitomi 10–30 metų, o nešiojamieji diskai, USB diskų įrenginiai ir kiti kietojo kūno laikymo įrenginiai gali išgyventi pusę to laiko, galbūt.

Bet tai tik numeriai. Kas nori pasitikėti savo svarbiais duomenimis tikimybėmis? Faktai yra tai, kad bet kokia laikmena gali nepavykti bet kuriuo metu. Štai kodėl turėtumėte archyvuoti duomenis daugiau nei vienoje laikmenoje ir reguliariai tikrinti savo archyvus dėl gedimų (daugiau apie šiuos punktus toliau).

Dvi iš mano mėgstamiausių archyvo saugojimo parinkčių yra seniausios ir naujausios: popierius ir internetas. Spausdindami archyvus nėra draugiški aplinkai, sunku įveikti numatytų tinkamai saugomų popierinių įrašų naudojimo trukmę. Žinoma, tam tikrų failų paieška popieriaus archyve gali būti iššūkis, o popieriaus įrašai nėra lengvai konvertuojami.

Jei svarbi yra paieškos galimybė ir lengva prieiga, interneto duomenų archyvai yra geras pasirinkimas. Tokios paslaugos, kaip „SpiderOak“ ir „Microsoft“ „SkyDrive“, leidžia lengvai išsaugoti svarbių failų kopijas debesyje, kur jie gali būti gauti iš bet kurios naršyklės. (Aš apibūdinau „SpiderOak“ ir dvi kitas nemokamas saugomas interneto saugojimo paslaugas 2009 m. Birželio mėn.

Daugiau nei vienas archyvas, daugiau nei viena vieta

Duomenų archyvo saugojimas internete pažeidžia dvi saugaus saugojimo taisykles: jūs neturite fizinės prieigos prie aparatūros, kurioje yra saugomi failai, ir esate jautrūs jūsų naudojamų paslaugų finansinei padėčiai. Jei paslauga neveikia, nėra jokių garantijų, kad galėsite gauti duomenis, ir jūs turite pasitikėti, kad paslauga gali išlaikyti ir išsaugoti savo saugojimo serverius.

Svarbiausia yra vengti įdėti visus savo archyvinius kiaušinius į vieną krepšį. Naudodamiesi svarbiais duomenimis, naudokite žiniasklaidos ir failų tipų derinį, kad padidintumėte tikimybę, kad informacija bus prieinama ir ateityje. Kadangi sukurta ir įrodyta, kad nauji archyvai yra praktiški, savo archyvą paverskite viena iš šių formų.

Kita labai svarbi archyvavimo ir saugojimo taisyklė: visada saugokite bent vieną savo archyvuotų duomenų kopiją kitur nei jūsų namuose ar biure. Tai yra viena iš sričių, kur naudinga internetinė saugykla.

Suplanuokite reguliarius archyvų patikrinimus

Per pastaruosius porą metų praleidžiau gerą laisvalaikio dalį, naudodamas nemokamą „Audacity“ garso programinę įrangą, kad paverčiau kelis tūkstančius dainų keliais šimtais garso kasetėmis į MP3. Kai kurios juostos buvo pagamintos dar 1970-ųjų viduryje, bet daugiausia - devintojo dešimtmečio ir dešimtojo dešimtmečio pradžioje.

Dauguma mano kolekcijoje esančių parduotuvėse nupirktų juostų dabar yra neskaidomos, tačiau turiu daug daugiau sėkmės su namų kūriniais. Tiesą sakant, viena 1976 m. Pagaminta juosta praleido gerą savo ankstyvojo gyvenimo dalį, saugomą mano senoje VW klaidoje - užšalimo temperatūroje ir pūslėje, tačiau ji skamba visiškai nauja, kai konvertuojau savo dainas į skaitmeninį (ačiū, TDK !)

Kai kalbate apie svarbius skaitmeninius failus, negalite pasitikėti sėkme. Paimkite įprotį reguliariai atverti keletą failų savo įvairiuose archyvuose. Jei jie nėra prieinami, iškirpkite vieną iš kitų atsarginių kopijų ir atlikite kitą archyvinę kopiją, naudodami žinomas geras failų versijas. Galų gale, ką verta sutaupyti, verta taupyti.