Jūs neturite laiko surūšiuoti šimtus ekspertų nuomonių apie tai, kaip įsitraukti į nuskendusį pašto dėžutę. Štai kodėl aš rūšiuojau jus.

Kaip aš dirbo per keliolika šių strategijų, skatinančių el. Pašto našumą, atsirado tema.

Šioje dvasioje ir nedelsiant čia pateikiami geriausi produktyvumo guru pasiūlymai, kaip išvengti el.

Neleisk, kad jūsų gautieji gautų jūsų tvarkaraštį

Aš esu vienas iš tų žmonių, kurie aplanko savo pašto dėžutę, kol aš gavau kavos ar rytoj atidarysiu laikraštį (prisiminkite laikraščius?). Štai kodėl pirmasis patarimas, kurį pasiūlė Audrey Thomas iš OrganizedAudrey.com, mane užmetė, palaukite valandą į savo darbo dieną, prieš patikrindami savo el.

Kadangi daugelis iš mūsų bendrauja su žmonėmis, esančiais už mūsų laiko juostos ribų, šį pasiūlymą bus sunku laikytis. Tačiau paskutinieji 10 Audrey patarimų, kuriuos aš nuoširdžiai pritariu (su viena kvalifikacija): išjungti visus el. Pašto pranešimus. Galų gale, kas yra bosas, jūs ar jūsų pašto dėžutė?

Kvalifikacija yra ta, kad galbūt norėsite nustatyti įspėjimus apie laiškus, kuriuos gausite iš žmonių, kurie gali jums atsiųsti skubų pranešimą. Tokiu atveju galite sukurti taisyklę, kuri įspėja jus per tekstinį pranešimą, kai gausite laišką iš šio asmens (paaiškinsiu šį procesą būsimame pranešime) arba naudosite tokią paslaugą kaip „AwayFind“.

Apibūdinau, kaip naudoti „AwayFind“ po 2012 m. Lapkričio mėn. Pavadinimu „Kaip nutildyti pranešimus apie išmaniuosius telefonus ir planšetinius kompiuterius“ (norėdami gauti informacijos apie programą, pereikite prie įrašo apačios). „AwayFind“ kainuoja $ 5 per mėnesį už vieną el. Pašto paskyrą ir 15 JAV dolerių per mėnesį iki penkių sąskaitų; tiek „Personal“, tiek „Pro“ sąskaitose yra nemokami 30 dienų bandymai.

Penkių sakinių taisyklė taupo jūsų laiką ir laiką

Kaip ir žmonės, kurie myli savo balso garsą, daugelis iš mūsų tiki, kad mūsų pranešimų gavėjai randa mūsų el. Pašto prozos kniedijimą. Ne taip. Verslininko Stephanie Vozza vadina penkių sakinių el. Pašto taisyklę „našumo gelbėtoju“.

„Vozza“ rekomenduoja, kad jūsų žinučių apačioje būtų įrašytas „PostScript“, kuriame rašoma: „Norėdami sutaupyti laiko ir mano, aš apriboju visus mano atsakymus į penkis ar mažiau sakinių“. Iš tiesų penkių sakinių taisyklė netaikoma tik atsakymams. Vozza cituoja serijinį verslininką Guy Kawasaki: „Mažiau nei penki sakiniai dažnai yra staigūs ir grubūs, daugiau nei penki sakiniai eikvoja laiką.“

„Kawasaki“ mano, kad laiškuose turėtų būti atsakyti į penkis klausimus: kas esate, ką norite, kodėl klausiate, kodėl gavėjas turėtų daryti tai, ko klausiate, ir koks kitas žingsnis. Vienintelė išimtis iš penkių sakinių taisyklės yra tada, kai giriate ką nors. Tada Kawasaki teigia, kad „eikite tol, kol norite“.

TLA gali būti RTS (realaus laiko taupymo priemonės)

Vienas iš geriausių būdų, kaip per trumpesnį laiką gauti jūsų pranešimą, yra įterpti jį į TLA (trijų raidžių akronimai) temą. „Les McKeown“ „skleidžia“ el.

Jei pakaks dviejų ar trijų žodžių atsakymo, arba tiesiog patvirtinti pranešimo gavimą, galite atsakyti be pradinio pranešimo ir pradėti temos eilutę su „Got it, will do (eom)“, norėdami nurodyti gavėją. t atidarykite pranešimą. Be „eom“ (pranešimo pabaigos), „McKeown“ siūlo keletą kitų teminių linijų TLA: NRR (nereikalingas atsakymas), Y / N (taip / ne klausimas), RB [T] (atsakyti nustatytu laiku / data) ), AB [T] (veiksmas nustatytu laiku / data) ir PYR (pagal jūsų prašymą), kuris man atrodo pernelyg akivaizdus ir galbūt net šiek tiek snarky.

Jei norite failą arba ne failą?

Daugelis el. Pašto našumo ekspertų reikalauja, kad kiekvienos darbo dienos pabaigoje įsitikintumėte, jog jūsų pašto dėžutė yra tuščia. Aš laikau priešingą požiūrį: mano gautieji yra mano paieškos archyvas. Tačiau aš lengvai pripažįstu organizuotos pašto saugojimo sistemos naudą.

Tokios sistemos raktas yra sukurti aplankus, į kuriuos jūs įtraukiate pranešimus pagal įvairius kriterijus. „Medium.com“ „George Kao“ sukūrė septynių kategorijų el. Pašto sistemą, kuri, jos teigimu, atitinka visus tikėtinus pranešimus.

Produktyvumo požiūriu, svarbiausia iš septynių Kao kategorijų yra pirmoji: nereikia atsakyti ar skaityti, kuri man lygi „ištrinti“. Kitos kategorijos yra bylos, pasirinktinis atsakymas, neprivalomas skaitymas, reikalingas atsakymas šiandien, reikalingas atsakymas vėliau ir tolesni veiksmai. Kao pažymi, kad kai kurioms iš šių kategorijų reikės subkategorijų.

Susijusios istorijos

• „Dropbox“ gauna „chatty“ ir perka darbo vietos pokalbių paslaugą „Zulip“
• WhatsApp generalinis direktorius: mes nepažeisime „Facebook“ privatumo
• Ištrinkite ir tvarkykite senus laiškus „Mail“
• „Twitter“ praneša, kad „nixes“ planuoja saugoti pranešimus iš „snoop“

Jei septynios pašto kategorijos jums yra per daug, „Forbes“ Susan Adams rekomenduoja „trijų skonių“ el. Pašto valdymo metodą produktyvumo ekspertui Markui Hurstui: nesvarbus, aktualus, bet nepriimtinas ir ginčytinas.

Pirmoje kategorijoje yra šlamštas ir „visi atsakymai“, kuriuos Hurst sako, kad tu turi ištrinti iš karto. Antrosios kategorijos laiškus reikia archyvuoti pagal Hurst. Tai palieka tik pranešimus, kuriuos Hurst nurodo kaip „darbą“, kurį jis rekomenduoja perkelti į „darbų“ aplanką.

Prieš metus patyręs biuro vadovas man pasakė, kad raktas į popieriaus rinkmenų tvarkymą buvo tvarkyti kiekvieną failą tiek kartų, kiek reikia, ir, pageidautina, tik vieną kartą. Perkėlus el. Laiškus iš gautų laiškų į aplanką, prie kurio galėsite pasiekti vėliau, pridėsite vieną žingsnį į el. Pašto valdymą. Bet jei tavo tikslas yra tuščias, „Hurst“ sistema yra tokia pat paprasta ir paprasta, kaip jie pasiekia.

Kitas Forbes straipsnis, paskelbtas šią savaitę ir parašytas Cathie Ericson, siūlo 5 būdus, kaip kontroliuoti savo el. Pašto dėžutę. „Ericson“ cituoja „InboxDetox.com“ „Marsha Egan“, rekomenduodamas, kad kiekvieną dieną patikrintumėte savo el. Paštą tik pirmą kartą: pirmas dalykas ryte, po pietų ir šalia jūsų darbo dienos pabaigos. Jei reikia, „Egan“ sako, kad galite pridėti vidurio ryto ir vidurio popietės elektroninio pašto čekius.

„Egan“ taip pat rekomenduoja vengti „pašto programos“ atidarymo, kai „esate paleistas“, nes norite palaukti, kol turėsite laiko atsakyti sąmoningai. Be to, ji įspėja, kad prieš pat miegą, nes žiūri į šviesų monitorių, galite greitai užmigti.

Pagalvokite prieš atsakydami arba visai neatsakykite

Keletas el. Pašto ekspertų įspėja, kad tuoj pat negalėsite atsakyti į pranešimus. Kaip nurodo „Medium.com“ George'as Kao, „atstumas sukuria perspektyvą“.

Taip pat turėkite omenyje, kad kai kuriems pranešimams el. Kai atsidursite prieš penkių sakinių taisyklę, gali būti laikas pasiimti telefoną arba, jei asmuo yra netoliese, asmeniškai sustabdyti savo pranešimą. Atvirkščiai, tekstinis pranešimas gali būti geriausias trumpoms pastaboms, kurias reikia perskaityti arba į jas atsakyti iškart.

Nors jis tiesiogiai nesusijęs su našumu, kitas patarimas, pakartotas el. Paštu mavens, yra išlaikyti jūsų pranešimo tonas „teigiamas ir draugiškas“. Kaip ir visuose elektroniniuose ryšiuose, ironija ir kiti bandymai humorui dažnai būna lygūs be tinkamo balso ar asmens gestų ir išraiškų. Tai dar viena priežastis galvoti apie tai, kaip pakelti telefoną ar sustoti, kad jūsų pranešimas būtų perduotas kūnui.